Automação laboratorial: como pequenos e médios laboratórios podem investir com segurança?

A automação laboratorial já é realidade para pequenos e médios laboratórios de diagnóstico. Saiba quando investir, como se preparar, quais critérios avaliar e como calcular o retorno do investimento. Especialistas apontam os sinais e os cuidados antes do investimento

Por Milena Tutumi

“A automação em pequenos e médios laboratórios clínicos deixou de ser um luxo tecnológico para se tornar uma necessidade de sobrevivência e crescimento no mercado atual”. A afirmação do Dr. José Abol Correa, Superintendente do Programa Nacional de Controle de Qualidade da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas (PNCQ/SBAC), endossa um caminho sem volta no setor laboratorial.

Embora muitos gestores associem a automação apenas a grandes redes, a tecnologia hoje é altamente escalável e passou a ser um requisito estratégico para estruturas menores se destacarem no setor de diagnóstico.

Com equipamentos mais acessíveis, modelos de comodato e sistemas de informação laboratorial (LIS) cada vez mais integrados, automatizar processos tornou-se uma alternativa para aumentar produtividade, reduzir erros e melhorar a experiência de médicos e pacientes.

Essa transição otimiza o fluxo de trabalho, reduz custos operacionais e garante a sobrevivência em um mercado em consolidação. Mas quais indicadores mostram que chegou a hora de automatizar? E há como evitar investimentos que podem comprometer o desempenho do laboratório?

A otimização de rotinas laboratoriais depende diretamente da convergência entre equipamentos analíticos e o LIS. Para os laboratórios de diagnóstico, o desafio atual consiste em mapear com clareza o momento adequado para investir, definindo prioridades de infraestrutura e gestão.

Sinais de transição e o momento do investimento

Identificar a necessidade de automatizar a rotina exige observar indicadores operacionais que sinalizam o gargalo das tarefas manuais. De acordo com Juan Gasso, Diretor da JDG Consultoria de Gestão em Saúde, um dos principais termômetros de eficiência do laboratório é o TAT (Tempo de Atendimento Total).

“Quando esses tempos começam a estourar e comprometer a satisfação dos médicos e dos pacientes por causa de processos muito lentos, esse é um sinal de mudança”, observa Gasso. Outro sinal crítico para ele é quando a equipe passa a maior parte do tempo em tarefas muito repetitivas, o que eleva o risco de erros, principalmente de digitação e etiquetação de amostras. Isso são gatilhos para possíveis trocas de tubos e fadiga biológica.

A busca por acreditações e certificações rigorosas, como PALC, DICQ e normas ISO, também impulsiona a mudança, tornando a rastreabilidade automatizada essencial. Além disso, o Dr. José Abol Correa avalia que “os pequenos e médios laboratórios competem diretamente com grandes empresas diagnósticas. A automação nivela o jogo”.

Antes de comprar equipamentos, avalie a estrutura do laboratório

A decisão de investir exige do gestor uma visão analítica que vá além da escolha dos analisadores. Estrutura física, rede elétrica com gerador, climatização e a capacidade de integração do LIS são pré-requisitos essenciais.

Juan Gasso comenta que o maior erro do gestor é olhar só para as máquinas. É preciso avaliar o impacto de toda a infraestrutura. O Dr. Abol sugere que antes da decisão seja feita uma avaliação sobre qual setor ou processo do seu laboratório consome mais tempo da equipe ou apresenta mais gargalos operacionais. Confira a seguir as dicas do especialista:

Software de gestão (LIS): O coração da automação. Deve integrar o cadastro, o faturamento e a interface com os equipamentos.

Automação analítica setorial: Focar primeiro nos setores de maior volume (geralmente Bioquímica e Hematologia) com equipamentos compactos, adequados para a rotina do local.

Parcerias estratégicas: Avaliar o modelo de comodato com fornecedores de diagnósticos, no qual o laboratório paga pelo consumo de reagentes e recebe os equipamentos automatizados sem a necessidade de compra da máquina.

Gasso também reforça a importância do LIS nesse processo. É fundamental que  a nova automação converse totalmente com o software para trazer todas as informações: “A ida e a volta precisam estar conectadas. É um bidirecionamento, e isso tem um custo muito alto”.

O que vale mais a pena: compra direta ou comodato?

Quando a pauta se refere ao modelo de aquisição dos equipamentos, o Diretor da JDG Consultoria acredita que a compra direta de maquinário perdeu espaço para o formato de comodato, no qual o equipamento é cedido mediante consumo mínimo mensal de insumos.

Isso porque há outros quesitos que precisam ser considerados, como atualização de equipamentos e manutenções: “A compra direta não faz mais sentido. O modelo comodato preserva o fluxo de caixa da empresa e evita que o laboratório fique com tecnologia obsoleta em poucos anos, além de embutir os custos de manutenção preventiva e corretiva no contrato”, aconselha Gasso.

Quando terceirizar é a melhor estratégia

Mesmo que a tendência aponte para a internalização da automação, em alguns casos esse caminho precisa ser revisto. Quando falta escala de testes, o laboratório de apoio pode ser uma escolha mais ‘pé no chão’, como detalha Juan Gasso: “Se o custo fixo para manter uma automação ligada,  que inclui manutenção, calibração diária, perda de reagente que vence no equipamento, for maior que o valor pago por exame ou apoio, essa conta não vai fechar. É uma decisão muito baseada no custo por teste produzido”.

Quando vale buscar um laboratório de apoio:
– Exames de baixa demanda;
– Exames de alta complexidade;
– Sazonalidade;
– Estratégia focada em acolhimento e coleta;
– Custo por teste elevado.

Avaliação financeira e o cálculo do retorno (ROI)

Com os altos valores investidos em automação, é natural os gestores ansiarem pelo retorno financeiro. Juan Gasso reconhece que esse é um cálculo complexo, mas apresenta uma fórmula baseada na comparação entre os custos do cenário atual e as projeções da automação:

Em negociações com fornecedores, a recomendação é optar por um pacote completo que inclua controles de qualidade, consumíveis, margem de perda técnica, cláusulas de atualização tecnológica e rigor de suporte técnico com peças de reposição rápidas.

A experiência prática no laboratório de diagnóstico

Responsável pelo processamento de 25 mil exames mensais, o laboratório catarinense Proll Vida é a prova de que o processo de automatização transforma a rotina das áreas de bioquímica e hematologia. Mais segurança analítica e agilidade no atendimento ao cliente final foram alguns dos destaques.

O Proll Vida atualmente está praticamente todo automatizado, apenas o setor de urina é semiautomatizado porque a leitura das fitas é realizada no equipamento e a equipe faz a microscopia. Nos demais setores todos os processos são integrados ao LIS por interfaceamento – bioquímica, hemato e eletrólitos.

Como a automação laboratorial reduziu o TAT

“Percebemos a agilidade nos setores e com certeza a segurança dos resultados, visto que não temos setor de digitação. Um dos pontos que a equipe mais valoriza é o poder de um sistema intuitivo: ‘dois cliques’ e o resultado sai do equipamento e está no LIS”, comenta a Dra. Adiajnye Estorillo, biomédica e proprietária do Proll Vida.

Com os sistemas automatizados, o laboratório libera hemogramas de urgência, como no caso de pacientes oncológicos, em uma hora; e exames de nefrologia para pacientes em hemodiálise em até 30 minutos.  A gestora ressalta ainda que a automação no próprio serviço garante controle de qualidade direto e autonomia operacional frente ao laboratório de apoio.

Para chegar à automação considerada ideal para a rotina do Proll Vida, a Dra. Adiajnye relata que foi um processo de conhecimento e adaptação. No início, a escolha foi por um sistema operacional mais simples, mas que acabou sendo substituído pelo atual: “A nossa rotina exigia mais e, com o aumento das demandas, sentimos a necessidade de um sistema que melhor nos atendesse”.

Outros valores conquistados com a automação

A automação no Proll Vida apoia novos protocolos e o interfaceamento garante agilidade e segurança. “Utilizamos melhor nosso tempo e conseguimos focar em questões como indicadores de qualidade e confecção da soroteca, de modo que temos armazenado de forma organizada as amostras de produção por sete dias”, exemplifica a gestora.

Outro valor que a automação tem mostrado está relacionado aos recursos humanos. Estar em contato com um sistema automatizado tem apoiado a capacitação e gerado um senso crítico entre os profissionais, o que tem sido um grande diferencial no Proll Vida.

“Percebemos que os profissionais entram no mercado de trabalho após a faculdade sem conhecimento sobre equipamentos. Acabam se destacando aqueles que se importam, que procuram entender e percebem que existe um valor agregado nos equipamentos, muito além de só apertar um botão”, pontua a Dra. Adiajnye Estorillo.

Quando bem estruturada, a transição para um sistema de automação traz inúmeros ganhos ao laboratório, como redução do tempo de liberação de resultados (TAT), a minimização de falhas nas fases pré e pós-analítica e a viabilização da conformidade para programas de acreditação técnica. A integração com  um LIS robusto, que atenda às reais necessidades da rotina, define o sistema nervoso do laboratório.

Como ressalta o Dr. José Abol Correa, do PNCQ/SBAC, a automação vai provocar uma diminuição de custos, mesmo que inicialmente haja um investimento maior. Com o passar do tempo, esse investimento tende a ser compensado pela eficiência gerada e pela redução de custos”.

Fonte: Labnetwork